El principal órgano de gobierno de cualquier comunidad de propietarios es la junta de propietarios, formada por todos y cada uno de los propietarios del inmueble. Esto significa que los inquilinos y arrendatarios no podrán formar parte de dicha comunidad, si bien podrán asistir a las reuniones, debatir y votar si lo hacen por delegación y con autorización expresa del propietario.
La junta de propietarios es donde se delibera sobre el funcionamiento de la comunidad y donde se adoptan los acuerdos necesarios para su normal actividad.
Funciona como una asamblea en la que, sin embargo, hay que respetar una serie de requisitos y formalidades previos a su constitución. Este es un aspecto importante porque de que se respeten estas formalidades depende en gran medida la validez de los acuerdos que se adopten por la junta de propietarios.
Estas formalidades afectan, fundamentalmente, al modo de convocatoria de la asamblea de propietarios, a la fijación de un orden del día relativo a las materias que se debatirán en la reunión, a las posibles restricciones del derecho de voto de los propietarios, al quorum necesario para la adopción de los distintos acuerdos y a la forma de plasmar esos acuerdos en un acta.
Ante la imposibilidad de reunir a la comunidad de propietarios de un edificio cada vez que haya de abordarse cualquier asunto propio del funcionamiento diario del inmueble, Ley de Propiedad Horizontal prevé la creación de una serie de cargos y órganos, y la realidad cotidiana aconseja el nombramiento de otros no previstos en la norma. Nos referimos al presidente de la comunidad, al vicepresidente (en su caso), al secretario y al administrador.
El presidente se nombra por la junta de propietarios. Ha de ser un propietario de la comunidad y su mandato suele ser de un año. Representa a la comunidad tanto en juicio como fuera de él.
El vicepresidente no es un cargo de nombramiento obligatorio, salvo que los estatutos de la comunidad digan lo contrario. Ha de ser necesariamente un propietario, su mandato también suele ser de un año y su función es, básicamente, sustituir y asistir al presidente.
El Secretario también es nombrado por la junta de propietarios, pero no tiene por qué ser uno de ellos. Sus funciones básicas son la redacción de las actas de las juntas de propietarios, la recepción de notificaciones y certificaciones, la práctica de comunicaciones y la custodia de los documentos de la comunidad.
El cargo de secretario puede ser ejercido por el propio presidente o por un administrador.
El administrador es generalmente nombrado por la junta de propietarios. Puede ser cualquier propietario o una persona ajena a la comunidad con suficiente cualificación profesional. Es usual que el administrador también ejerza las funciones de secretario, contándose entre sus funciones, además de las propias del secretario en su caso, la de preparación del presupuesto de ingresos y gastos de la comunidad, la conservación del inmueble o la ejecución de los acuerdos de la junta de propietarios.
