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Legalización de documentos para la inscripción de parejas de hecho extranjeras


En el post relativo a los requisitos para que una pareja pueda inscribirse en el Registro de Parejas de Hecho ya señalamos que, en el supuesto de que uno de los miembros (o los dos) de la pareja que pretenda inscribirse sea extranjero, ha de presentar una serie de documentos expedidos por los organismos competentes de sus respectivos países.

Para que esos documentos tengan validez en España se debe proceder a su legalización conforme a la vía o procedimiento que les sea de aplicación. Esta regulación es un poco farragosa (no nos engañemos; no es nada divertida), pero intentaremos hacerla lo más inteligible posible.

Las vías de legalización de documentos extranjeros para que tengan eficacia en España son fundamentalmente cuatro:

  • Legalización por la vía diplomática o consular

    Es el procedimiento que se aplica para legalizar los documentos públicos extranjeros emitidos por Estados no firmantes de algún Acuerdo o Convenio que exima de esa obligación, es decir, por Estados no comprendidos en ninguno de los tres apartados siguientes.

    Con fecha 10 de junio de 2013 se ha producido una modificación que afecta a los documentos extranjeros que procedan de PAÍSES NO MIEMBROS del Convenio de La Haya sobre la Apostilla y de los Convenios núms. 16 y 17 de la Comisión Internacional del Estado Civil, así como de aquellos acuerdos bilaterales que eximan de dicha obligación y quieran hacerse valer en. Su novedad fundamental en lo que aquí nos ocupa es el uso de una pegatina trasparente de seguridad que se adhiere directamente sobre la firma de los funcionarios competentes para legalizar los documentos. Esta pegatina protege la última firma de la cadena de legalización -que será siempre de un funcionario del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación de España- salvaguardándola de posibles fraudes documentales al incorporar las tecnologías más avanzadas contra falsificaciones.

    Gracias a la nueva pegatina transparente cuando un documento extranjero haya sido debidamente legalizado y provisto de la etiqueta de seguridad en la oficina consular española del país de origen del documento, ya no será necesario finalizar por parte de la persona solicitante la “cadena de legalizaciones” ante la Sección de Legalizaciones de la Dirección General de Españoles en el Exterior, Asuntos Consulares y Migratorios en Madrid.

    De esta forma, los ciudadanos que quieran hacer valer un documento extranjero en España no tendrán que acudir a Madrid para legalizarlos ante la Sección de Legalizaciones de la Dirección General de Españoles en el Exterior, Asuntos Consulares y Migratorios del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación del Gobierno de España, siendo plenamente válido a los efectos del ordenamiento jurídico español desde el mismo momento en que el Cónsul de España en el país de origen del documento o documentos públicos oficiales haya estampado sobre su firma la pegatina de seguridad antes mencionada.

    En su defecto, es decir, si el Cónsul de España en el país de origen del documento o documentos públicos oficiales no hubiera adherido sobre su firma la pegatina de seguridad referida, SÍ será necesario por parte de los ciudadanos acudir a Madrid para legalizar el correspondiente documento o documentos ante la citada Sección de Legalizaciones, conforme a lo siguientes trámites:

    Las autoridades del departamento del que dependa el Registro Civil u órgano equivalente del correspondiente país deberán reconocer la firma que figura en el mismo.

    Reconocimiento de la firma anterior por el Ministerio o Secretaría de Estado de Relaciones Exteriores del respectivo país.

    Reconocimiento de la firma anterior por la sección consular de la embajada española en el respectivo país o por una oficina consular española en el mismo.

    Reconocimiento de las firmas de los agentes diplomáticos o consulares españoles, por la Sección de Legalizaciones de la Dirección General de Españoles en el Exterior y de Asuntos Consulares y Migratorios del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación de España -C/Juan de Mena, núm. 4. 28014-Madrid-.

    Es muy recomendable solicitar cita para la práctica de estas legalizaciones. La página web para solicitar esta cita es https://sede.maec.gob.es/pagina/index/directorio/citaprevia.

    La pegatina transparente de seguridad exime a los ciudadanos extranjeros de la obligación de legalizar el documento en España. Si no se ha puesto esa pegatina de seguridad sí será necesario legalizar el documento

    La Sección de Legalización de la Dirección General de Españoles en el Exterior y de Asuntos Consulares y Migratorios del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación no legalizará documentos en los siguientes casos:

    Cuando el original presentado no sea un documento público ni un documento privado elevado a público notarialmente.

    Cuando no contenga las legalizaciones previas por parte de otras autoridades que establece la normativa.

    Cuando las firmas que deben legalizarse no se encuentren depositadas en el registro de la Sección de Legalizaciones de la Dirección General de Españoles en el Exterior y de Asuntos Consulares y Migratorios del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.

  • Legalización de documentos expedidos por países signatarios del Convenio de la Haya

    Si el país correspondiente a la nacionalidad de procedencia es parte signataria del Convenio núm. 12 de La Haya, de 5 de octubre de 1961, de supresión de legalización de los documentos públicos oficiales, los documentos públicos oficiales expedidos por los Registros civiles u órganos equivalentes del país de origen de ambos de o una las personas solicitantes de inscripción básica registral, deberán contener el documento denominado Apostilla de la Haya, para que dicho documento extranjero tenga validez y eficacia jurídica en España.

    apostilla Valencia

  • Legalización de documentos expedidos por países vinculados por convenios multilaterales

    En este supuesto, los países firmantes eximen de la exigencia de legalizar documentos expedidos por ellos por vía diplomática, para ser presentados en organismos de países firmantes del convenio, como son los siguientes:

    Convenio de Viena núm. 16 de la Comisión Internacional del Estado Civil , para certificaciones plurilingües de actas de nacimiento, matrimonio o defunciones provenientes de Alemania, Austria, Bélgica, Bosnia-Herzegovina, Croacia, Eslovenia, Francia, Italia, Luxemburgo, Macedonia, Montenegro, Países Bajos, Polonia, Portugal, Serbia, Suiza y Turquía.

    Convenio de Atenas nº 17 de la Comisión Internacional del Estado Civil , para documentos que se refieran al Estado Civil distinto a los contemplados en el Convenio de Viena núm. 16 de la Comisión Internacional del Estado Civil -actas de nacimiento, matrimonio o defunciones- provenientes de Austria, Francia, Italia, Luxemburgo, Países bajos, Polonia, Portugal y Turquía.

    Convenio de Londres nº 63 del CE, para documentos expedidos por los Agentes diplomáticos o consulares: Alemania, Austria, Chipre, España, Francia, Grecia, Irlanda, Italia, Liechtenstein, Luxemburgo, Noruega, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Suecia, Suiza y Turquía.

    Asimismo de acuerdo con lo anterior, las firmas de sus diplomáticos o agentes consulares estarán exentas de legalización ante la Sección de Legalizaciones de la Dirección General de Españoles en el Exterior y de Asuntos Consulares y Migratorios del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación de España.

    Canje de notas entre el Gobierno de España y la Unión de República Socialistas Soviéticas, de 24 de febrero de 1984 (BOE núm. 93, de 18-04-1985), el cual exime de legalización por vía diplomática a las Certificaciones de Registro Civil provenientes de los siguientes países: Armenia, Azerbaiyán, Bielorrusia (Belarús), Kazajstán, Kirguistán, Moldavia, Rusia, Tayikistán, Turkmenistán, Ucrania y Uzbekistán.

    Dicho Canje de Notas no es de aplicación a las Certificaciones del Registro Civil provenientes de Georgia, Estonia, Letonia y Lituania.

  • Legalización por vía de convenios bilaterales

    Se trata de acuerdos firmados entre España y diferentes países, que eximen de la exigencia de legalizar documentos relativos al Registro Civil, como es el caso del Convenio entre España y la República Italiana 10 de octubre de 1983, sobre intercambio de documentación en materia de Registro Civil y dispensa de legalización de ciertos documentos. Los documentos que se refieren al estado civil, a la capacidad o a la situación familiar de las personas físicas, a su nacionalidad, domicilio o residencia, cualquiera que sea el uso al que estén destinado, así como cualquier otro documento que haya sido extendido para la celebración del matrimonio o para la formalización de un acto del estado civil, no necesitará legalización por vía diplomática.

    Con independencia de los acuerdos multilaterales y bilaterales que eximen de legalización por vía diplomática a los documentos expedidos por los agentes diplomáticos o consulares extranjeros en España, la firma de dichos agentes consulares y diplomáticos deberá ser reconocida por la Dirección General de Españoles en el Exterior y de Asuntos Consulares y Migratorios del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación de España. Todo ello siempre y cuando los agentes diplomáticos o consulares de los correspondientes países con representación diplomática en España no sean partes firmantes del Convenio núm. 63 de Londres del Consejo de Europa, de 7 de junio de 1968, de supresión de legalización de los documentos expedidos por los agentes diplomáticos o consulares, en cuyo caso dichos documentos estarán exentos de legalización.

Las vías para legalizar documentos extranjeros en España son cuatro, cada una con sus peculiaridades: Legalización por vía diplomática o consular, legalización de documentos expedidos por países firmantes del Convenio de La Haya, legalización de documentos expedidos por países vinculados a España por convenios multilaterales y legalización de documentos por vía de convenios bilaterales con España

Un detalle importante.

Si el documento que ha de surtir efecto para inscribir una pareja de hecho lo expide el organismo competente de un país extranjero, normalmente no estará redactado en castellano. En este caso, el documento ha de ser traducido y, según los casos, esa traducción habrá de ser legalizada. Así:

Si el documento se traduce por un intérprete jurado autorizado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación de España, la traducción está exenta de legalización posterior por parte de dicho Ministerio.

Si la traducción se ha realizado por los Consulados, tanto de España en cualquier país, como del país que emite el documento en España, se deberá realizar la legalización de la traducción en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación de España. Con una salvedad: Los documentos traducidos por los Consulados Generales de España en los países firmantes del Convenio de Londres nº 63 (Alemania, Austria, Chipre, España, Francia, Grecia, Irlanda, Italia, Liechtenstein, Luxemburgo, Noruega, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Suecia, Suiza y Turquía), estarán exentos de su legalización por dicho Ministerio.

  1. JOSÉ MIGUEL SÁNCHEZ Responder

    El documento de cerificación del estado civil de una ucraniana expedido el 16 de Mayo pasado con apostilla de 1 de julio y traducción de 26 de septiembre ¿tiene igualmente su validez de solo 3 meses? En el Registro de Parejas de Hecho de Madrid no nos lo han aceptado a fecha de ayer 25 de octubre de 2016 porque han pasado más de 3 meses de la apostilla. Y quieren que volvamos a apostillarlo en Ucrania.

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    • Francisco J. Mateos Responder

      Hola José Miguel, gracias por ponerte en contacto con nosotros.
      En principio la apostilla de la Haya no caduca. El convenio de La Haya de 1961 no dice nada respecto de la caducidad de la apostilla.
      Cosa distinta es el documento apostillado. Es posible que éste sí caduque, antes de su legalización, por el transcurso de esos 3 meses. En cualquier caso sí se que los registros civiles (y parece que los de parejas de hecho también) están aplicando este criterio de los 3 meses.
      Saludos.

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